RPA-Bot assisted: Logistik – Retourenverarbeitung

Branche: Bau, Chemie und Rohstoffe, Handel, Industrie und Produktion, Pharma und Gesundheit, Technik und Telekommunikation

Aufgabenbereich: Logistik und Lager

Die Herausforderung

Retoursendungen von Waren werden oft über Web-Formulare gemeldet. Ohne Verbindung zum zentralen ERP-System fällt manueller Aufwand an: Retouren-Aufträge kommen per E-Mail an, diese werden manuell erfasst. Im Logistiksystem muss die Rückholung der Waren gestartet werden. Nach Retoureneingang wird die Gutschrift manuell erstellt und per Email versendet. Parallel muss die Zahlung zurückgebucht werden.

Die Lösung

In der Umsetzungsphase werden die Informationen aus dem Retourenformular durch den Bot übernommen und über die herkömmliche ERP-Programm-Maske im System erfasst. Ob der Retourauftrag als E-Mail oder PDF vorliegt, ist dabei unerheblich. Bei Bedarf lassen sich sogar per Fax eingehende Retourmeldungen identisch weiterverarbeiten.

Die Retouren-Informationen werden vom Bot ins ERP übertragen. Kommt die Ware zurück, wird sie durch Mitarbeiter auf deren Unversehrtheit überprüft. ist sie einwandfrei, bestätigt der Mitarbeiter das Ergebnis der Qualitätssicherung und der Bot kümmert sich um die automatische Verbuchung der Gutschrift, um die Korrektur des Lagerstandes und um weitere ERP relevante Arbeitsschritte.

Bei allen notwendigen Schritten handelt der RPA Bot wie ein menschlicher Mitarbeiter. Dies erfordert keine Programmierschnittstellen und führt zu einem raschen Ergebnis.

Der Nutzen

Die normalerweise kostenintensive Abwicklung von Retourwaren erfolgt durchgehend durch den RPA Bot, der über Zugriff auf das Retournierungsformular, das ERP, das interne Lagersystem, auf die Bankensoftware sowie auf die Auftragsplattform des Logistikpartners verfügt. Die Wareneingangskontrolle sowie die Freigabe der vorbereiteten Gutschrift im Bankensystem verbleiben hingegen in der Entscheidungskompetenz der verantwortlichen Mitarbeiter.

Zeitgewinn und Qualitätssteigerung

Zeit wird freigemacht, z.B. für bessere Qualitätskontrollen. Dadurch steigt insgesamt die Qualität der Arbeit. Der Gesamtprozess wird weniger fehleranfällig, zudem kann der Prozess schneller und günstiger ablaufen.