Social Intranet als Kommunikationsinstrument im Unternehmen

Branche: Bau, Chemie und Rohstoffe, Dienstleistungen, Energie und Umwelt, Finanzen, Versicherungen und Immobilien, Handel, Industrie und Produktion, Öffentlich und Gesellschaft, Pharma und Gesundheit, Technik und Telekommunikation, Tourismus und Gastro, Verkehr und Logistik, Sonstige Branche
Aufgabenbereich: Informationstechnologie, Marketing, Personalwesen, Unternehmenssteuerung, Public Relations

Die Herausforderung

Im Zuge von Veränderungs- und Digitalisierungsinitiativen ist eine optimale Kommunikation an die Mitarbeiter essentiell. Nur mit ihrer Einbindung können Projekte erfolgreich realisiert und mit größtmöglichem Nutzen abgeschlossen werden. Die kontinuierliche Veränderung (Change- Management) erfordert nicht nur eine hervorragende Strategie, sondern auch eine ausgezeichnete Kommunikation. Insbesondere, wenn unterschiedliche Unternehmenskulturen aufeinandertreffen, wie etwa bei einem Unternehmenskauf, muss die Kommunikation reibungslos funktionieren – sowohl mit den bestehenden als auch mit den neuen Mitarbeitern.
Eine nicht durchdachte oder fehlende Kommunikation resultiert in Bedenken und Ängsten der Belegschaft. Etablierte Mitarbeiter fühlen sich oftmals durch die Veränderungen unter Druck gesetzt und neue Mitarbeiter streben aufgrund von Unsicherheiten womöglich rasch nach Herausforderungen außerhalb des Unternehmens. In jedem Fall bedroht mangelnde Kommunikation wichtige Kompetenzen im Unternehmen, auch wenn die marktbezogene Strategie eigentlich erfolgversprechend ist.

Die Lösung

Change Communication (dt.: die Kommunikation von Veränderungsvorhaben) ist eine Herausforderung für Unternehmen. Kommunikationsmanager sind gefordert, eine konsistente Veränderungsstory zu schaffen. Gleichzeitig soll eine hohe Reichweite gewährleistet sowie rasche Informationsflüsse sichergestellt werden, um einer "Mythenbildung" und dem „Flurfunk“ entgegen zu wirken. Kommunikation bedeutet die Wahrnehmung und Reaktion auf Feedback und Rückfragen innerhalb kürzester Zeit. Neben den unsichtbaren Faktoren der Kultur, soll die Corporate Identity als sichtbares Merkmal des Unternehmens widerspruchsfrei und verständlich kommuniziert werden und besonders auch neuen Mitarbeitern den Weg in das Unternehmen weisen.
Um diese Herausforderungen zu meistern, erfordert es ein modernes Intranet. Bei der Einführung eines Social Intranets / einer Mitarbeiter-App handelt es sich nicht um ein reines IT-Projekt. Vielmehr verändert es durch neue Möglichkeiten der Kommunikation und Organisation nachhaltig Unternehmensabläufe und -kultur. Die Einführung eines Social Intranets / einer Mitarbeiter-App ist daher das erste Change Projekt im Unternehmen und unterstützt alle weiteren Change Projekte durch die gesammelte Erfahrung.
Die Projektbegleitung umfasst neben der technischen Realisierung, basierend auf VALO (Office365 / SharePoint basiertes  add-on) oder COYO, eine kontinuierliche Unterstützung des Managements bei der Einführung der Change Communication Plattform. Hierzu zählen im Bedarfsfall Mitarbeiterbefragungen zu den Informations- und Kommunikationsbedürfnissen der Belegschaft. Diese Anforderungen werden wiederum mit den vielfältigen technischen Möglichkeiten der Lösung unterstützt, sodass Mitarbeiter den Nutzen eines Social Intranets erkennen und zu schätzen lernen. Dieser Aspekt ist umso wichtiger, je heterogener ein Unternehmen aufgestellt und je höher das anorganische Wachstum durch Zukäufe ist.

Der Nutzen

Nach erfolgreicher Einführung eines Social Intranets verfügen Unternehmen über eine interne Plattform, die Wissensaustausch, Kommunikation sowie die digitale Zusammenarbeit unterstützt. Es erleichtert innovative Prozesse und bietet Mitarbeitern bestmögliche Unterstützung bei ihrer Arbeit.
Auch M&A-Szenarien können dank des Social Intranets erfolgreicher gemeistert werden, sobald es um die Zusammenführung oder Integration eines neuen Unternehmens in die bestehende Organisation geht. Im Zusammenwirken mit einer geeigneten Change Communication-Strategie lassen sich durch das Social Intranet kulturelle Hürden besser überwinden und Prozesse effizienter steuern.
Neben dem eigentlichen Resultat, eine geeignete Kommunikationsplattform zu besitzen, wird das Social Intranet außerdem selbst zum ersten bewussten Change im Unternehmen und die im Zuge der Implementierung gewonnenen Erfahrungen unterstützen bei weiteren Folgeprojekten.



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